Numérisation et classement automatique de documents

Un de nos clients de l’industrie automobile reçoit des centaines de factures par mois.

La numérisation de ces documents est particulièrement consommatrice de temps.

Hervé, à la comptabilité passe en moyenne une demie journée par semaine à les scanner, les renommer, les classer dans les bons dossiers…

GREEN GED propose une solution simple, sans paramétrage pour remédier à cela. 

Numérisation de document par GREEN GED

Comment faisons nous ?

Nous n’allons pas lister ici toutes nos recettes internes mais seulement vous en présenter une mise en perspective. C’est notre expérience dans le secteur qui nous permet pour chaque client de définit la bonne méthode.

(certains de nos consultants ont déjà réellement scannés des milliers de factures.. si si)

Tout d’abord les factures sont saisies dans votre logiciel comptable. Il est alors simple d’éditer un « journal de saisie » ou un brouillard.

Ensuite, ce fichier est transmis au robot qui se charge alors de la numérisation des documents. 

Grâce à sa reconnaissance automatique de caractère il est alors capable de renommer chaque fichier avec son numéro, une imputation, un nom de fournisseur etc…

Nous pouvons également créer l’arborescence de dossier correspondante.

Nous pouvons par exemple créer un dossier par fournisseur. Le robot rangera automatiquement les factures suivantes dans le dossier correspondant.

Le dernier client pour lequel nous avons implémenté ce fonctionnement gagne en moyenne 4 jours de travail par mois.

Pour aller plus loin :

Nous présentons ici un exemple basée sur les factures.

Evidemment celui ci peut tout à fait être pertinent dans d’autres contextes.

Envoi de convention signée par des clients, contrats, devis, bon de livraison etc..

Lorsque l’étape de la saisie dans un logiciel n’existe pas nous vous proposons d’autres méthodes permettant d’automatiser cette tâche.

Nous vous invitons à en découvrier quelque unes dans la partie tutoriel vidéo.

N’hésitez pas à nous contacter pour tout compléments d’information, ou mieux une démonstration.